과도한 업무량을 조절하자

‘일이 많아 힘들다’가 아니라, ‘퀄리티를 높이고 싶다’고 말하라

원하지 않아도 사정상 과도한 업무를 맡을 때가 있다.

처음에는 의욕적으로 진행하더라도 힘든 것은 마찬가지다.

그렇다고 일을 줄여 달라고 요구할 수도 없는 처지라면,

이럴 때는 어떻게 말해야 통할까?

“일이 너무 많아 가족이 힘들어요”

자신의 업무량이 지나치게 많다고 생각하면 불만이 생긴다. 같은 회사 생활을 하면서도 여유가 있어 보이는 동료나 후배들을 보면 ‘안 해도 될 충성을 나 혼자만 하고 있는 거 아니야?’ 하며 부아가 치밀어 오른다. 이럴 때 불만의 화살은 상사에게 향한다. 당연히 당신이 직장에서 하고 있는 모든 일은 상사가 지시한 것이다. 중소기업이나 벤처기업이라면 사장이 직접 업무 지시를 내리는 경우도 많은데, 이때는 그 화살이 곧장 사장에게 향하는 경우도 흔하다.

이럴 때 많은 직장인들이 문제를 타개하는 방법 중 하나로 선택하는 것이 술자리다. 직접적으로 말하기 껄끄러운 점 때문에 우회로를 택하는 것이다. 이때 하는 말은 대개 다음과 같다.

– “일이 너무 많아 개인적으로 힘든 게 사실입니다.”

– “제 일 때문에 아내가 회사에 불만이 많은 것 같아요.”

– “아이들과 놀아줄 시간이 없어 아빠로서 염치가…….”

이런 말을 들었을 때 대부분의 상사나 사장은 안쓰러운 표정과 함께 고개를 끄덕일 것이다. 하지만 안타깝게도 술자리에서 즉시 업무량을 줄여주는 윗사람은 없다고 봐도 무방하다. 윗사람의 입장에서 업무량은 조직의 운영에 직접적인 영향을 미치는 중대한 사안 중 하나다. 그렇게 중요한 것을 술자리에서 승낙한다면 그는 믿을 만한 사람이 아니라고 봐야 한다.

일반적인 반응은 “그래? 그럼 방법을 한번 찾아보지”라고 말하더라도 사실 이런 말은 실체가 없다. 이 말은 “방법을 찾아봐서 없으면 어쩔 수 없지”와 다르지 않다. 당신이 우회적으로 말했으므로 윗사람도 당연히 우회적으로 맞받아칠 뿐이다.

“이 일은 퀄리티를 높이고 싶습니다”

당신이 했던 말의 결정적인 실패 요인을 들여다보라. 그 말에는 ‘내가 힘들다’, ‘내 아내가 힘들다’, ‘내 아이가 힘들다’라는 자신의 입장이 지나치게 개입되어 있다.

이 부분에서 윗사람이 배려하고 협조해준다면 더할 나위가 없지만 이 역시 통하는 말이 아니다. 그것은 어디까지나 당신의 개인적인 사정이다. 이는 오히려 윗사람에게 ‘이 친구는 공과 사를 구별 못 하는거 아니야?’라는 거부감을 일으킬 수 있다. 따라서 업무량을 조절하고 싶을 때 먼저 챙겨야 할 것은 자신을 배제하는 것이다. 나라는 개인적인 존재를 빼고 이야기하라는 말이다.

어떻게 말해야 할까? 접근 방법은 바로 일 그 자체여야 한다.

– “이 일 저 일 하다 보니 집중력이 떨어져 업무의 퀄리티가 걱정됩니다. 이 일만큼은 최대한 퀄리티를 높이고 싶은데 시간이 부족한 것이 사실입니다.”

– “거래처의 요구에 제대로 대응하지 못해 저도 난감합니다. 이게 제 개인 일이 아니라 회사 대 회사 일이라서…….”

이 말들이 앞서 했던 말과 결정적인 차이점을 알 수 있을 것이다. 여기에는 나라는 개인은 완전히 배제되고 회사와 일이 그 자리를 대신하고 있다. 이럴 때 당신은 공과 사를 구분하지 못하는 사람이 아니라 회사를 걱정하는 사람, 일을 사랑하는 사람, 언제나 회사 입장에 서는 사람이 된다.

방법을 바꾸면 반응도 달라진다

이 말들이 제대로 먹히는 이유는 윗사람에게는 중요한, 일의 진행에 관해 제대로 찔렀기 때문이다 . 윗사람이 불안해하는 것은 일이 제대로 진행되지 않는 것, 업무 퀄리티가 떨어지는 것, 그리고 거래처로부터 컴플레인을 듣는 것이다. 나를 배제하고 일로 관점을 바꿀 때는 똑같은 사안이라도 전혀 다르게 해석할 수 있고, 이를 통해 윗사람에게 어필할 수 있다.

이런 대화 기술은 회사 입장이나 윗사람의 심리를 악의적으로 이용하라는 의미는 절대 아니다. 업무량이 지나치게 많으면 여러 가지 부작용이 생기게 마련이다. 하지만 안타깝게도 윗사람은 개개인의 업무에 대한 집중력과 퀄리티보다는 얼마나 많은 업무량을 혼자서 제대로 수행해내는가를 먼저 본다. 어쩔 수 없는 시각의 차이를 이겨내고 자신의 업무 퀄리티를 높이기 위해서라도 이러한 기술은 필수적이다.

과도한 업무량을 줄여주는 step by step 전략

1단계 _ 권한이 없는 사람에게 하소연하지 마라
동료나 후배에게는 업무량에 관해 절대로 말하지 마라. 그들은 당신에게 명령하거나 지시할 권한이 없으므로 아무리 불만을 표시해도 당신의 현 상황을 바꿔줄 수 없다. 오히려 ‘저 사람은 맨날 불평불만이야’라는 부정적인 이미지만 심어줄 수 있다.

2단계 _ 감정을 배제하고 회사의 입장을 보라
회사는 감정으로 움직이는 곳이 아니고, 업무의 배분도 감정적으로 이루어지지 않는다. 오히려 철저하게 계산에 의해 움직인다. 여기에 당신의 사적인 감정을 개입시키는 것은 아무 의미가 없다. 사적인 감정은 접어두고, 회사의 입장에서 시작하는 것이 올바르다 .

3단계 _ 업무량은 능력보다 약간 벅차게 잡아라
일이 적다고 좋은 것만은 아니다. 회사가 개인을 판단하는 기준 중 하나는 업무량이다. 따라서 자신에게 가장 알맞은 업무량을 파악하는 것이 중요하다. 이럴 때는 업무량을 약간 빡빡하게 잡는 것이 좋다. 실제로 업무에 지장이 생기고 일이 진행되지 않을 때는 앞에서 언급했던 방법으로 윗사람의 일방적인 업무 지시를 막아내야 자신은 물론 회사에도 도움이 된다.

– 알파코 학습자 메일링 서비스에서 발췌